Rapport från omsorgskontorets digitaliseringsarbete 2024

Under 2024 har arbete pågått för att undersöka digitala alternativ som kan minska administrativ tid för medarbetare på Myndigheten för äldre och funktionshinder (MÄF). Arbetet har drivits av digITeamet och har bestått av test av mjukvara, dialog med leverantörer och en AI-workshop med Pulsen Omsorg, vår nuvarande leverantör av verksamhetssystem. En stor utmaning med aktiviteten har varit hur vi ska hantera sekretess i och med lagring av ljudfiler. I skrivande stund finns två kommuner som har tagit ställning kring juridiska utmaningar. Båda kommunerna har gjort två olika juridiska bedömningar.   

Under möten med Pulsen omsorg har digITeamet fått information om att de utvecklar en AI-tjänst som handlar om att överföra tal till text och som beräknas släppas 2025. Denna modul kommer att bevakas löpande under 2025 av digITeamet i samarbete med systemförvaltare.  Målet är att testa modulen i form av en pilot.     

Under 2024 infördes appen Omsorgskontoret Södertälje för att kommunicera ut vardagshändelser från enheterna till appens användare. Appen riktar sig till externt till medborgare och är gratis att ladda ner och kräver inte inloggning av användarna (vilket betyder att OK inte sparar deras personuppgifter eller loggar deras användning). Omsorgskontoret administrerar behörighet till konton och kan vid behov radera eller justera både bilder och texter och alla servrar finns i Sverige. Alla enheter som vill använda appen har erbjudits utbildning om text och foton och hur appen fungerar. Appen förvaltas nu av systemförvaltare och finns för nedladdning på Google Play och AppStore.   

Hösten 2023 beslutade omsorgskontorets ledningsgrupp att enheters konton på sociala medier skulle avvecklas och att ett säkert alternativ för kommunikation skulle ersätta dessa konton. De sociala medier som användes var Facebook och Instagram som båda kräver att en privatperson skapar kontot, som saknar möjlighet att dela behörigheter (förutom via lösenord) och som båda lagrar bilder och texter i tredje land.   Kommunen saknade vid detta tillfälle rutiner för sociala mediekonton. Enheter som hade konton på sociala medier saknade utbildning i foto/bildhantering  

Omvärldsbevakning under 2023 hade visat att Helsingborg Stad testat automatisk kontroll av journaler varpå digITeamet våren 2024 startade en förstudie. Arbetet var en samverkan mellan medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och digITeamet. Arbetet avbröts efter möte med Helsingborg då det visade sig att de inte kommer fortsätta använda tjänsten när de byter system på grund av uteblivna effekter och manuella moment.     

Under 2024 har digITeamet undersökt möjligheter att använda en AI mentor eller AI assistent till de rutiner som under året har lagts upp i 2c8 och SharePoint. Möten med andra kommuner, leverantörer och IT har genomförts. Förvaltning av tjänsten är en utmaning. Ett alternativ kan vara att omsorgskontoret bygger en egen AI assistent med Microsofts verktyg Copilot Studio. Under hösten 2024 deltog därför digITeamet i en utforskande workshop arrangerad av IT. Detta arbete fortsätter 2025.   

DigITeamet fick tidigare ett uppdrag från PAX styrgrupp att undersöka digitala metoder för att upptäcka välfärdsbrott. Uppdraget har skett i tät samverkan med staben. Under 2024 har Digital Fox modul skapats, köpts in samt testats. Modulen heter ”Berätta för omsorgskontoret” och planeras gå i drift under 2025. Både medarbetare och medborgare kan registrera misstänkt (signal) om välfärdsbrott. Signalerna som kommer in ska granskas och utredning görs om det anses nödvändigt. Utredningen sammanställs i en rapport som sedan diarieförs. Systemet hanterar också eventuella åtgärder som beslutas i utredningen.    

Chefers och medarbetares digitala arbetsmiljö behöver ses över och omsorgskontoret startar därför ett arbete mellan omsorgskontoret, HR, IT och Ekonomi.  Under våren 2024 beslutade styrgruppen att lyfta frågan på övergripande nivå till KLG. Arbetsgruppen fortsatte med arbetsuppgifter fram till hösten 2024 då även en AI workshop genomfördes med Digitaliseringsenheten. Ett av önskemålen som diskuterades var att ta fram en digital chefs-assistent som kan hjälpa alla kommunens chefer att hitta rätt system, veta hur man arbetar i systemet och hitta sätt på intranätet Kanalen.

Digivi är en enkel och trygg webb-app för att hitta vänner eller kärlek, dejta eller bara umgås. Tjänsten är skapad för att fungera särskilt bra för personer som har intellektuell funktionsnedsättning men är öppen för alla med funktionsnedsättning. Ombudsroller är utsedda och under vintern kommer tjänsten att lanseras. 
Under 2024 fick digITeamet kännedom om tjänsten Digivi och tog kontakt med andra kommuner som infört ombudsroller i verksamheterna. Under hösten 2024 beslutade ledningsgruppen för verksamheten för funktionsnedsättning (VFF) om att införa Digivi och utse ombud från verksamheterna. 

Många enheter har rapporterat att det är svårt att få TV:apparaten i gemensamma utrymmen att fungera felfritt. Enheten för välfärdsteknik ska undersöka varför tv-apparater inte fungerar utifrån   a) teknik och infrastruktur (wifi) b) kapacitetsstörningar från tv till IT-system och appar?   Målet var att säkerställa att alla tv fungerade i slutet av 2024. Aktiviteten är flyttad till 2025.  

Fjärrtillsyn på boenden används i andra kommuner för att minska fallolyckor, ge medarbetare en bättre översikt över de boende och är ett verktyg för att snabbare kunna agera vid händelser. Under 2024 har piloten förberetts tekniskt och juridiskt och i november 2024 startade piloten på Glasberga vård- och omsorgsboende.  Fjärrtillsynen som testas heter Roommate och är en liten apparat på väggen som meddelar personalen om den boende behöver hjälp. Genom sensorn kan personalen se och vid behov lyssna på personen i rummet på natten utan att gå in i rummet. Det minskar risken för att den boende väcks i onödan. Sensorn visar den boende som en suddig figur och sparar inga bilder.  Under 2025 planeras en pilot inom Nattpatrullen i hemtjänsten.   

Tidigare år har omsorgskontorets resultatenhetschefer lämnat in förslag om digitalisering en gång varje år. För att möjliggöra för fler idéer och behov har ett nytt arbetssätt tagits fram under 2024. Det nya arbetssättet innebär att vi nu kommer att använda förslagslådan - ett formulär på omsorgskontorets sida på Kanalen eller via en app på verksamhetstelefonerna.   
Alla medarbetare på omsorgskontoret kan fylla i sina förslag och idéer via förslagslådan löpande under året. Förslagen kommer in som ett mejl och bereds av kvalitetschef, ekonomichef och verksamhetsstrateg inom digitalisering. Alla som lämnar in förslag ska få återkoppling med information om vi kan jobba vidare med förslaget eller inte, samt en motivering. För mindre omfattande förslag kommer arbetet att fördelas mellan staben och digITeamet. För större projekt kommer beslut att tas i omsorgskontorets ledningsgrupp.     

IT har under de senaste åren arbetat med en modernisering av befintligt nätverk/wifi genom förtätning av accesspunkter inom omsorgskontorets verksamheter. digITeamet har bevakat och samplanerat arbetet tillsammans med IT-avdelningen. Under 2024 har samtliga vård- och omsorgsboenden fått en genomlysning av wifi tillsammans med någon på verksamheten. Alla dessa har nu en wifi-täckning som anses vara god med en mindre anmärkning på Lillängens vård- och omsorgsboende. Denna anmärkning gäller en sämre täckning i en korridor mellan byggnader och planeras att åtgärdas under 2024.  
För övriga boenden inom omsorgs- och socialkontoret finns ännu ingen generell plan för översyn av wifi. Däremot pågår utbyte av äldre nätverksutrustning på runt 80 (av cirka 200) platser med kommunala verksamheter. I detta arbete ingår även ett antal boenden som har äldre nätverksutrustning och det finns medel avsatt för att utföra förbättringar vid behov. Utbytet beräknas vara klart under 2025.  
Under hösten 2024 så prioriteras och planeras byte av gammal nätverksutrustning på 16 boenden (Omsorgskontorets VFF/LSS-boenden + Socialkontorets boenden). Samtidigt med bytet så kommer verksamheten ha möjlighet att ta upp problem med wifi-täckning på dessa boenden.   

CPE-fibrer står för "Customer-Premises-Equipment" och är en anslutningspunkt som installeras i hem eller lokaler för att koppla upp sig till stadsnätet via en router eller TV-box. Det är en fiberdosa som hjälper till att dela upp och kvalitetssäkra bandbredden för data, telefoni och TV. Projektet genomförs av Telge Nät på uppdrag av Telge Fastigheter. digITeamet har bevakat aktiviteten och samordnat planering med resultatområden.  Arbetet har flutit på enligt plan under 2024. Telge Nät har haft ett stort fokus på att inte störa den ordinarie verksamheten och de boende i minsta möjliga mån och anpassat installationer till deras schema och önskemål. Samtliga CPE:er i samtliga boenden är installerade och driftsatta med undantag för Heijkensköldska som är pausad från Telge Fastigheter.  

2023 upphandlade omsorgskontoret ett digitalt verktyg i syfte att underlätta hantering av medicintekniska produkter (MTP) samt att vara en hjälp till att följa gällande regelverk om hantering och spårbarhet av MTP. Användaren märker upp MTP med QR-koder. Via en app i telefonen kan man enkelt registrera när en ny MTP kommer in, när det har lämnats ut eller lämnas tillbaka. Verktyget ger tydlighet och transparens genom att visa var alla MTP finns och hålla reda på när de har besiktigats och när nästa besiktning är. Införande av systemet har införts etappvis under 2024.  

Under sommaren och hösten 2024 har digITeamet och HS-enheten förberett för en pilot med läkemedelsapparater på ett LSS-boende genom att identifiera en arbetsgrupp, förbereda upphandlingsunderlag samt leverantörsträffar. Arbetet planeras starta februari 2025.   
Omvärldsbevakning har visat att kommuner som infört läkemedelsautomater i boenden har sett betydande förändringar inom läkemedelsavvikelser (minskning) och bemanningsplanering (behöver inte lika många medarbetare med delegering). Efter ett besök i Uddevalla kommun som infört många automater på ett vård- och omsorgsboende beslöt Omsorgskontorets ledningsgrupp att utvärdera arbetssättet genom en pilot.   

Under 2024 har digITeamet och ekonomi-enheten undersökt hur Power BI, som är en samling appar och programvaror som kan presentera och visualisera data, skulle kunna användas i omsorgskontorets verksamheter. I slutet av oktober beslutas att ekonomi fortsätter arbetet och kontoret bevakar det kommunövergripande arbete med liknande projekt som förväntas starta inom kort.   

digITeamet fick i uppdrag från omsorgsdirektör att undersöka möjligheter till att dela digitala lås mellan vårdcentraler i Södertälje (Södertälje och Tallhöjdens vårdcentral) och hemtjänsten. Arbetet har inkluderat omvärldsbevakning, samverkansavtal samt en risk- och konsekvensanalys. Planering och samverkan har skett under 2024 med mål att starta en pilot under vintern 2025.    

Omsorgskontoret har genomfört en pilot med en tjänst för streamad tv på Måsnarens vård- och omsorgsboende. Tjänsten innehöll tv-kanaler med möjlighet att titta på alla program en vecka bakåt i tiden, filmer och konserter. Enheten kunde beställa till utökat utbud vid behov, som under sportevenemang och inkluderade visningsrättigheter. Piloten genomfördes på gemensamma tv-apparater i vardagsrum och entré samt i lägenheter på korttids. Under hösten påbörjades en upphandling som avbröts på grund av missar i projektorganisationen. 

Aktiviteten skulle undersöka hur framtidens lokaler kan förberedas med att skapa scenarier med stöd av digitala tvillingar, hur verksamheterna skulle kunna använda nätverket LoRaWan på bäst sätt samt hur verksamheterna skulle kunna ta vara på fastigheters egna data till våra verksamheter. En samverkansgrupp planerades och initiala möten skedde mellan omsorgskontoret, IT och Kommunstyrelsens kontor. Aktiviteten avbröts då det var utmanande att sammankalla arbetsgruppen.  

SDK är en meddelandetjänst som hanteras av DIGG och är avsedd för kommunikation mellan kommuner, myndigheter och statliga myndigheter. Kommunikationen sker mellan förutbestämda funktionsbrevlådor som motsvarar processer eller organisatoriska enheter inom organisationen. Anslutningen görs av IT-enheten och i skrivande stund är vi anslutna till testmiljön.  En pilot kring orosanmälning av barn genomförs tillsammans med Polisen, Regioner och två andra kommuner.  

Hälso- och sjukvårdsenheten (HS) vill ställa om sitt arbetssätt och har under 2024 arbetat med att undersöka säkra videomöten mellan legitimerad personal och omsorgspersonal. Tidigt under 2024 fick arbetsgruppen information från IT-avdelningen om ett byte av system för säkra videomöten. Målet var att det systemet skulle gå att använda för HS-enhetens nya arbetssätt och efter lansering av systemet har ett stort arbete pågått för att undersöka om systemet är säkert nog. Efter sommaren lanserades SEFOS, en tjänst för säkra videomöten, på kommunkoncernen. Under hösten har arbetet pågått för att undersöka om HS-enheten kan använda detta system för deras nya arbetssätt. Arbetet är inte klart och nästa steg är att genomföra en konsekvensbedömning enligt GDPR för omsorgskontoret samt upprätta en rutin hur SEFOS ska användas utifrån de olika behov som finns från HS respektive MÄF.  

Trygghetslås i hemtjänsten breddinfördes under 2024 och de sista installationerna var klara efter sommaren. Projektet avslutades i september.  
I stället för den vanliga nyckeln använder personalen i hemtjänsten en digital nyckel. Den passar till ett speciellt lås som sätts utanpå det vanliga låset. Den digitala nyckeln går bara att använda när personalen arbetar och den registrerar vem som öppnar och stänger din dörr. Trygghetslås kräver inte el eller internet och fungerar även vid strömavbrott.